Účetnictví - teorie a praxe
Ing. Jan Ambrož
NahoruÚvod
Článek je věnován propojením teoretických účetních principů, mnohdy pro hodně účetních nezáživných, s praxí. Na konkrétních příkladech vysvětlujeme stavební kameny podvojného účetnictví, které je základem též pro daně, zejména daň z příjmů právnických osob.
NahoruÚčetní předpisy
Pro oblast účetnictví jsou rozhodující tři právní normy, a to:
-
Zákon o účetnictví (ZoÚ),
-
Vyhláška pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví (PVZÚ),
-
České účetní standardy pro podnikatele (ČÚS).
Novely
Na vybraných místech uvádíme odkazy na novely účetních předpisů.
Téma článku, teorie a praxe účetnictví, je velmi široké, proto jsme výklad zúžili pro podnikatelské subjekty používající podvojné účetnictví. Pro neziskové organizace a jiné existují samostatné doplňující předpisy, speciální Vyhlášky atd.
Vybrané účetní jednotky
Nezabýváme se též vybranými účetními jednotkami, kterými jsou například organizační jednotky státu a samosprávné celky, pro které existuje v účetních předpisech řada specifických ustanovení.
NahoruVýklad
Postupně se budeme v jednotlivých kapitolách věnovat:
-
v první, co je předmětem účetnictví a kdo je povinen účtovat a přehled vybraných pravidel,
-
ve druhé části, jaké jsou kategorie účetních jednotek,
-
následuje třetí kapitola, ve které si vysvětlíme teoretické principy, rozsah vedení účetnictví, účetní závěrku a vazbu na audit, formální náležitosti – účetní záznamy, sankce,
-
metodiku účetnictví rozebíráme ve čtvrté kapitole s praktickými příklady na provázanost všech tří účetních předpisů,
-
téma účetnictví a daně je obsahem závěrečné páté části.
V závěrečném textu rozebíráme návaznosti účetnictví na daně, proto se budeme odvolávat na další předpisy, a to zákon o daních z příjmů, zákon o rezervách pro zjištění základu daně a také Pokyn D-22 k dani z příjmů, zákon o dani z přidané hodnoty.
NahoruAD 1) PŘEDMĚT ÚČETNICTVÍ
Obsahem vedení účetnictví je podle ustanovení § 2 ZoÚ, zákona o účetnictví zachycení podvojnými zápisy informace o činnosti a aktivitách účetní jednotky: "...o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků včetně dluhů a jiných pasiv, dále o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření".
Jednoduché účetnictví
Doplňme si, že existuje také jednoduché účetnictví, jehož předmětem jsou výdaje a příjmy, majetek a závazky. Více viz § 13b zákona o účetnictví a též § 1f upravující podmínky pro právnické osoby, aby mohly vést jednoduché účetnictví.
Samostatný článek je též věnován oblasti vnitropodnikového účetnictví.
Teorie a praxe
V úvodu článku jsme slíbili výklad propojení teorie s praxí. Z citace, co je předmětem účetnictví, dovozujeme velmi široký rozsah teorie, proto si uvedeme několik praktických rad, jak takové zadání realizovat. Vysvětlíme si povinnost účtování (1.1) a související pojmy: účetní období (1.2), podvojné zápisy (1.3).
Nahoru1.1 Povinnost účtování a některá pravidla
Účetní jednotky vedou povinně účetnictví ode dne svého vzniku až do svého zániku podle § 4 odst. 1 zákona o účetnictví. Určitá specifika jsou stanovena podle typu účetní jednotky definované v § 1 ZoÚ.
Jednou ze zvláštností, na kterou se v praxi zapomíná, je pozice fyzických osob, které také musí povinně účtovat v popsaných případech podle § 4 odst. 5, jde-li o společníky sdružené ve společnosti (dříve sdružení bez právní subjektivity).
Pravidla pro účtování
Navazující obecná pravidla pro účtování, specifikovaná blíže ve Vyhlášce a Českých účetních standardech (čtvrtá kapitola) nalezneme v zákoně o účetnictví v §§ 4 až 6 (související §§ 7 a 8 vysvětlíme v kapitole třetí).
Vzhledem k rozsahu článku a jeho praktickému zaměření si jen některé zásady krátce připomeneme. Jedná se mimo jiné o dodržování:
-
směrné účtové osnovy, uspořádání výkazů,
-
účetní metody a způsobů oceňování,
-
způsob používání účetních záznamů,
-
účtování v české měně,
-
účetní doklady, kterými zachytíme účetní případy, musí být v českém jazyce (případně v cizím jazyce, je-li splněna doplňující podmínka srozumitelnosti).
Pověření vedení účetnictví
Samozřejmě může vedení účetní jednotky pověřit podle § 5 ZoÚ vedením svého účetnictví jinou právnickou nebo fyzickou osobu. Tímto aktem se však nelze zbavit odpovědnosti za vedení účetnictví.
Nahoru1.2 Účetní období
Podle § 3 odst. 2 zákona o účetnictví je účetním období konkrétní časové období, kterým je "nepřetržitě po sobě jdoucích dvanáct měsíců, není-li stanoveno jinak".
Kalendářní nebo hospodářský rok
Většina účetních jednotek má účetní období standardní, to znamená kalendářní rok. Zákon o účetnictví nabízí účetním jednotkám, aby si zvolily, pokud je to pro ně výhodné, jiné dvanáctiměsíční období – nezačíná-li 1. dne kalendářního roku, jedná se o hospodářský rok.
Příklad (1)
Společnost Alfa, s.r.o., má běžné účetní období kalendářní rok. Jiná společnost, Beta, s.r.o., se rozhodla pro změnu a má hospodářský rok, tj. účetní období začínající 1. 7. 2018 a končící 30. 6. 2019.
Příklad (2)
Společnost Beta podle předchozího příkladu přešla z účetního období kalendářní rok na hospodářský rok. Účetní období předcházející této změně může být kratší (leden až červen 2018) nebo delší (leden 2017 až červen 2018) než standardních dvanáct kalendářních měsíců.
Přeměny účetních jednotek
Zákon o účetnictví pamatuje též na případy přeměn společností, u nichž samozřejmě ovlivní délku účetního období tzv. rozhodné dni stanovené příslušnými právními předpisy.
Novela
Viz novelizované znění zákona o účetnictví, a to § 3 odst. 3.
Nahoru1.3 Podvojné zápisy
Konkrétní podvojné zápisy směřují podle § 3 odst. 1 zákona o účetnictví: "do období, s nimiž tyto skutečnosti časově a věcně souvisejí".
Metodika
Tato časová a věcná souvislost, jeden ze základních teoretických pilířů (principů) účetnictví, je realizována podle zpřesněných metodických pravidel popsaných ve Vyhlášce a Českých účetních standardech.
Teorie není a nemůže být absolutní, existuje několik případů, kdy není narušena kvalita účetní závěrky (viz § 7 ZoÚ a kapitola čtvrtá) a princip časové a věcné souvislosti je porušen.
Společnost Gama nevýznamné a opakující položky časově nerozlišuje podle metodiky uvedené v Českém účetním standardu č. 019. Jinými slovy, v praxi to znamená třeba, že opakující se náklad ve výši 20 000 Kč je zobrazen v jiném účetním období, než do kterého věcně a časově patří.
Skutečně je pro účetní jednotku Gama částka 20 000 Kč, která se pravidelně opakuje, nevýznamná.
Podrozvahová evidence aj.
Výklad si doplníme o teoretickou poznámku. Neplatí doslova, že všechny účetní zápisy jsou podvojné. Například se to týká povinností vést podrozvahovou evidenci podle ČÚS č. 001, ve kterém jsou zachyceny ve skutečnosti zápisy jednoduché (bez účetních souvztažností).
Účetní společnosti Delta zaúčtovala účetní operaci MD 546/D 311, tj. odpis pohledávky ve výši 30 000 Kč. Tento podvojný zápis je doplněn v podrozvahové evidenci jednostrannou operací 75, částka 30 000 Kč.
NahoruAD 2) ÚČETNÍ JEDNOTKY
Důležitá je kategorizace účetních jednotek (2.1) a přehled některých základních pojmů pro účely účetnictví (2.2).
Přehled účetních jednotek, na které se vztahuje zákon o účetnictví, je uveden v § 1 odst. 2 ZoÚ. Nejedná se pouze o právnické osoby, ale také ve vymezených případech o fyzické osoby.
Pro fyzické osoby platí podle § 1 odst. 2 zákona o účetnictví zvláštní specifika. Povinně účtují ty osoby, které jsou zapsány v obchodním rejstříku nebo překročí stanový obrat ve výši 25 000 000 Kč. Je samozřejmě možné, aby fyzické osoby vedly účetnictví na základě svého vlastního rozhodnutí.
Nahoru2.1 Kategorie účetních jednotek
Zákon o účetnictví v §§ 1b a 1c řeší kritéria pro klasifikaci účetních jednotek do jednotlivých kategorií.
Jedná se o zásadní třídění účetních jednotek, které zakládá další práva a povinnosti vedení účetnictví, resp. vykazování (viz například Vyhláška) a také má rozhodující význam pro povinnost auditu účetní závěrky, jak je popsáno v kapitole 3.3.
Přehled kategorií účetních jednotek ("ÚJ")
V následující tabulce naleznete přehled kategorií účetních jednotek a kritérií.
Ve sloupci "Podmínka" uvádíme, kolik kritérií se nesmí překročit pro zařazení do té které kategorie.
Za velkou účetní jednotku se vždy považuje subjekt veřejného zájmu a vybraná účetní jednotka.
Skupiny účetních jednotek
Jejich kritéria jsou popsána v § 1c zákona o účetnictví. Rozlišujeme skupiny: malou, střední a velkou, s tím, že hodnotová kritéria jsou shodná jako výše uvedená. Vychází se však z údajů zjištěných u konsolidující účetní jednotky a konsolidované účetní jednotky.
Vznik a změna kategorie
Jestliže vznikne účetní jednotka, provede se kvalifikovaný odhad, jaké podmínky bude plnit k rozvahovému dni prvního účetního období.
Ke změnám kategorií se přistupuje podle údajů za dvě po sobě následující rozvahové dny.
Podrobný výklad ke kategoriím účetních jednotek naleznete v samostatném článku Účetní závěrka.
Nahoru2.2 Základní pojmy
Výklad si musíme doplnit o vysvětlení základních pojmů, které byly použity jako kritéria. Jsou vymezena v § 1d zákona o účetnictví a jedná se o:
-
Aktiva celkem, úhrn zjištěný z rozvahy;
-
Obrat je roční úhrn čistého obratu, tj. výnosů snížených o prodejní slevy (není-li účetní období 12měsíční, přepočítá se);
-
Zaměstnanci – průměrný přepočetný evidenční počet zaměstnanců podle metodiky Českého statistického úřadu.
Problémem může být, že se již netestuje výše "Netto aktiv", jak dokládá následující vzorový příklad.
Společnost Expo zkoumá "svou" kategorii. Paní účetní se domnívá, že kritéria odpovídají mikro účetní jednotce: Aktiva 98 000 000 Kč, Obrat 180 000 000 Kč a počet zaměstnanců je 52. Chyba je však u aktiv, neboť byla snížena o opravnou položku ve výši 3 000 000 Kč – správná hodnota činí 101 000 000 Kč – jsou překročeny dva parametry pro zařazení do malé účetní jednotky.
NahoruAD 3) TEORETICKÉ PRINCIPY ÚČETNICTVÍ, ZÁVĚRKA AJ.
Tato kapitola je více teoretická a vysvětlíme si vybrané účetní principy (3.1), rozsah vedení účetnictví a další atributy související s průběžným účtováním (3.2), podmínky platné pro účetní závěrku a audit (3.3) a formální náležitosti, sankce (3.4).
Zákon o účetnictví
Jedná se o přehled vybraných ustanovení zákona o účetnictví, který určuje obecný rámec pro praktickou realizaci.
Nahoru3.1 Účetní principy
Některé jsme již krátce zmínili v části 1.2, věcnou a časovou souvislost v kapitole 1.3. V dalším textu si stručně připomeneme další principy.
Informace pro uživatele
Účetní jednotka je povinna podle § 7 odst. 1 vést účetnictví kvalitně, aby následně zpracovaná účetní závěrka byla sestavena:
Využití účetních metod
Používáme účetní metody způsobem, který vycházejí z předpokladu, že účetní jednotka bude nepřetržitě pokračovat ve své činnosti a nebude v ní nijak omezena.
Aplikují se obecné metody, ale je možné se od nich odchýlit podle § 7 odst. 2 ZoÚ, pokud se tak zajistí zachycení věrného a poctivého obrazu účetnictví.
Příloha
V příloze k účetní závěrce se uvádí přehled použitých metod a samozřejmě informace o případné modifikaci použití obecných principů.
Srozumitelnost a průkaznost účetnictví
Dalšími parametry správně vedeného účetnictví je požadavek uvedený v § 8 zákona o účetnictví. Účetnictví musí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné. Stručně si tyto pojmy vysvětlíme – účetnictví je:
-
správné – nesmí odporovat zákonům anebo obcházet jejích účel,
-
úplné – musí být zaúčtovány všechny účetní případy a je sestavena kompletní účetní závěrka,
-
průkazné – podle § 33a zákona o účetnictví a je podložené provedenými inventarizacemi,
-
srozumitelné – použita je přesná metodika a je obsažena v konkrétních účetních záznamech, případně seskupených podle § 33 odst. 5 ZoÚ,
-
přehledné – jednotlivě a v souvislostech lze jednoznačně určit obsah účetních případů, výkazů atd.
Nahoru3.2 Rozsah vedení účetnictví a průběžné účtování
Rozebereme si stručně další podmínky pro řádné vedení účetnictví podle ustanovení §§ 9 až 17 zákona o účetnictví.
Nahoru3.2.1 Rozsah účetnictví
Většina účetních jednotek vede účetnictví v tzv. plném rozsahu. Výjimky pro použití varianty "zjednodušeného rozsahu" jsou uvedeny v § 9 odst. 3 ZoÚ a postupuje se podle § 13a ZoÚ.
U standardních účetních jednotek se to týká malých účetních jednotek nebo mikro účetních jednotek, nemá-li povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem.
Nahoru3.2.2 Účetní doklady, zápisy a knihy
Zákon přesně požaduje v § 11, aby účetní záznamy byly průkazné, co musí obsahovat účetní doklad. Jedná se o: označení, obsah, částku, okamžik vyhotovení dokladu a uskutečnění účetního případu, podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a za jeho zaúčtování.
Připomínáme, že účetní doklady vyhotovujeme bez zbytečného odkladu po zjištění relevantních skutečností.
Je-li okamžik vyhotovení shodný s okamžikem uskutečnění, uvádí se okamžik vyhotovení účetního dokladu.
Účetní zápisy jsou účetními záznamy, jejich obsah je dán podmínkami stanovenými pro účetní knihy.
Účtování v účetních knihách
Podle § 13 zákona o účetnictví účtujeme:
-
v deníku, chronologické účetní zápisy v daném účetním období,
-
v hlavní knize, účetní zápisy uspořádané z hlediska věcného,
-
v knihách analytických účtů, jde o rozvedení účetních zápisů hlavní knihy,
-
v knihách podrozvahových účtů, doplnění například podle ČÚS č. 001.
Hlavní kniha
Obsahuje syntetické účty s minimálními informacemi: počáteční a konečné zůstatky a souhrnnými obraty MD a D – alespoň za kalendářní měsíc.
Z požadavku na účtování v hlavní knize vyplývá, že se mají hlavní knihy uzavírat vždy za kalendářní měsíc.
Analytická evidence
Zákon o účetnictví v § 16 doplňuje, že musí souhlasit peněžní částky na analytických účtech se zůstatky souhrnných účtů. Nelze používat pouze měrné jednotky a vyjádření množství.
Nahoru3.2.3 Účtový rozvrh
Uspořádání a označení účtových tříd a skupin, účtů, je zajištěno směrnou účtovou osnovou. Je podle § 14 zákona o účetnictví základem pro vyhotovení účtového rozvrhu.
K dispozici je připravený vzorový účtový rozvrh. Každá účetní jednotka by měla vždy na začátku účetního období zvážit jeho aktualizaci. Úpravy jsou povoleny také v průběhu účetního období.
Účetní společnosti Obchod si v průběhu kalendářního roku změnila účtový rozvrh. Firma expanduje, zahájila aktivity v zahraničním obchodě a tak je nutné (mimo jiné) podle ČÚS č. 001 vést analytickou evidenci podrobnější.
Nahoru3.2.4 Otevírání a uzavírání účetních knihy
Jedná se o standardizovaný proces podle § 17 zákona o účetnictví, podrobně popsaný v článku účetní závěrka.
Konkrétní kroky rozvádí zákon o účetnictví:
Nahoru3.3 Účetní závěrka a audit
Nahoru3.3.1 Účetní závěrka
-
Zákon o účetnictví se věnuje této problematice v §§ 18 a násl. Je třeba si uvědomit, že kompletní účetní závěrka obsahuje: rozvahu, výkaz zisku a ztráty, přílohu.
-
K auditovaným účetním závěrkám uvádíme několik poznámek v následující kapitole 3.3.2. Nerozebíráme v tomto článku podmínky pro aplikaci mezinárodních účetních standardů nebo konsolidace.
-
Zveřejňování účetních závěrek
-
Tuto povinnost ukládá účetním jednotkám § 21a zákona o účetnictví. Závěrka je zveřejněna v rozsahu, v jakém je sestavena.
Nahoru3.3.1.1 Pravidla pro účetní závěrku
-
Náležitosti účetní závěrky v obecné rovině obsahuje § 18 ZoÚ, zejména odstavec třetí. Konkrétní obsah výkazů je poměrně striktně stanoven Vyhláškou.
-
Novela
-
Vyhláška byla novelizována. Na aktualizaci tohoto předpisu reagovaly softwarové firmy a upravily příslušným způsobem zpracovávané výkazy.
-
Hovoříme-li v předchozím výkladu o rozsahu vedení účetnictví, můžeme si doplnit, není-li zákonem stanoveno jinak, účetní závěrka se sestavuje v plném rozsahu.
-
Rozvahový den
-
Klíčový pojem pro účetnictví, resp. účetní závěrku, neboť k tomuto dni se podle § 19 odst. 1 zákona o účetnictví závěrky zpracovávají.
-
Údaje v rozvaze a výsledovce
-
Z teoretických východisek již víme, jaké má být správné účetnictví. Proto nás nepřekvapí, že je v § 19 odst. 7 zákona o účetnictví znovu zdůrazněno, že "Informace v účetní závěrce musí být spolehlivé, srovnatelné, srozumitelné...".
-
Dalším požadavkem zákona o účetnictví je, že "...posuzují se z hlediska významnosti...". Takové kritérium je do značné míry subjektivní, nicméně zákon o účetnictví podává další vysvětlení: "Informace se považuje za významnou, jestliže je o ní možné předpokládat, že by její neuvedení nebo chybné uvedení mohlo ovlivnit úsudek uživatele...".
-
Příklad (2)
-
Tak nízké limity se u podnikatelských subjektů nepoužívají, vodítkem jsou některé přístupy známé z auditů, například hranice se odvozují v řádu procent z účetního výsledku hospodaření, obratu, hodnoty rozvahy.
-
Příloha závěrky
-
Nedílnou součástí účetní závěrky je příloha, jejíž obsah blíže specifiku § 39 PVZÚ. V příloze musí být vytvořen dostatečný prostor právě na informování o případných významných okolnostech, které jsou zaznamenány ve výkazech, ale často – vzhledem ke své povaze – v nich ani nejsou a ani nemohou být uvedeny.
-
Den D a následné období
-
Neméně důležité je, aby účetní jednotka informovala v příloze k účetní závěrce o událostech, které nastaly mezi rozvahovým dnem a okamžikem sestavení účetní závěrky, a to podle § 19 odst. 6 ZoÚ.
Typickým případem může být plánovaný prodej obchodních podílů společnosti Trade, o kterém se rozhodlo na začátku letošního roku.
Musíme však upozornit, aby nedošlo k omylu, že události, které nastaly do konce rozvahové dne, i když se tyto informace stály známými vedení účetní jednotce až v období mezi rozvahovým dnem a okamžikem sestavení účetní závěrky, patří do účetního období, za které je účetní závěrka zpracovávána.
V únoru 2018 bylo dosaženo konečné dohody s dodavatelem o výši množstevních slev za kalendářní rok 2017, a tak v účetní závěrce zpracované k 31. 12. 2017 musí být tato informace zaúčtována prostřednictvím účtů skupiny 38, neboť daňový dobropis je z února.
Další výkazy
Podle ustanovení § 18 odst. 2 zákona o účetnictví jsou součástí účetní závěrky obchodních společností také přehledy o peněžních tocích (cash-flow) a přehled o změnách vlastního kapitálu.
Zjednodušení nabízí zákon o účetnictví:
-
přehled o peněžních tocích nesestavují účetní jednotky – některé subjekty veřejného zájmu,
-
tento přehled a také přehled o změnách vlastního kapitálu nemají povinnost sestavit malé a mikro účetní jednotky.
Nahoru3.3.1.2 Mezitímní závěrka
Existují výjimky, například podle § 19 odst. 3, kdy se závěrky sestavují také "...k jinému okamžiku než ke konci rozvahového dne..." – jedná se o tzv. mezitímní účetní závěrky.
Příklad (1)
Společníci obchodní korporace Trade se rozhodli, že část svých obchodních podílů prodají, a tak do společnosti vstoupí nový společník k datu 1. 7. 2018. Aby byla hodnota společnosti, ve smyslu obecných účetních principů, lépe definovatelná, byla zpracována mezitímní účetní závěrka k 30. 6. 2018, přestože se jedná o krátké šestiměsíční období, neboť účetní jednotka má zdaňovací období kalendářní rok.
Metodika
V těchto případech může být metodika zpracování mezitímní účetní závěrky částečně odchylná od běžné závěrky, a to s přihlédnutím k § 19 odst. 3 ZoÚ.
Příklad (2)
Společnost Zdravá výživa čerpá dotace na poskytování školního stravování. Účetním obdobím je hospodářský rok, proto musí vždy k 31. 12. kalendářního roku být sestavena mezitímní závěrka pro doložení oprávněného čerpání dotací.
Parametry takových závěrek mohou být různě modifikovány podle zadání poskytovatele dotace.
Nahoru3.3.2 Audit účetní závěrky
Podmínky pro povinný audit účetní závěrky stanoví § 20 zákona o účetnictví a jsou podrobně vysvětleny v příslušném článku. Proto si jen doplníme několik návazností.
Kategorie účetní jednotky
Kritéria jsou obdobná jako pro členění účetních jednotek do kategorií (viz kapitola 2.1) a uplatňují se různě právě podle kategorií účetních jednotek.
Účetní závěrka
Podléhá-li účetní jednotka povinnému auditu, samozřejmě zpracovávají přehled o peněžních tocích a změnách vlastního kapitálu.
Výroční zpráva
Pouze účetní jednotky s povinným auditem zpracovávají podle § 21 zákona o účetnictví výroční zprávu, kterou auditor také ověřuje.
Úroveň výročních zpráv je velmi různá a to platí také pro její rozsah. Nicméně má podávat relevantní údaje, resp. jejím účelem je "...uceleně, vyváženě a komplexně informovat o vývoji jejich výkonnosti, činnosti a stávajícím hospodářském postavení....".
Zveřejnění
Auditované účetní jednotky zveřejňují účetní závěrku a výroční zprávu po jejím ověření auditorem.
Spolupráce s auditorem
Vedení účetní jednotky musí s auditorem spolupracovat, mimo jiné umožnit na požádání seznámení s obsahem účetních záznamů atd.
Nahoru3.4 Formální náležitosti aj.
Na závěr této, spíše teoretické kapitoly, si vysvětlíme některé povinné formální náležitosti vedení účetnictví (3.4.1) a sankce za pochybení (3.4.2). Zdrojem jsou příslušné paragrafy zákona o účetnictví.
Nahoru3.4.1 Účetní záznam
O účetních záznamech, resp. účetních dokladech jsme se zmínili v části 3.3.2.
Vedení účetnictví
Jejich význam a smysl je jednoznačný, jak vyplývá z § 33 odst. 1 zákona o účetnictví: "...musí umožňovat vedení účetnictví...". Informace uvedená v účetním záznamu se označuje jako obsah účetního záznamu a konkrétní způsob zaznamenání nazýváme formou účetního záznamu.
Podoba účetního záznamu
Podle teorie existují formy účetního záznamu:
-
listinná, provedeno tedy rukopisem, psacím strojem, výpočetní technikou, ale obsah musí být čitelný,
-
technická, tj. vytvořena elektronickým způsobem jinak, než v předchozím bodě, které samozřejmě lze převést do čitelné formy pro fyzickou osobu,
-
smíšená, v listinné formě obsahující též informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, které lze převést do formy pro fyzickou osobu čitelné.
Rozsah účetních záznamů
Jednotlivé účetní záznamy jsou běžně v praxi tvořeny dílčími záznamy, různě se seskupují – vždy musí být dodržena obecná pravidla pro účetní záznam jako takový.
Je tedy nutné dodržet podmínku "čitelnosti" účetního záznamu.
Účetní software
K dispozici jsou pro zpracování účetnictví kvalitní účetní programy, které můžeme používat, aniž by související účetní záznamy byly čitelné – přes výše zdůrazněnou podmínku.
To potvrzuje také § 33 odst. 7 zákona o účetnictví. Lze vytvářet účetní záznamy ve formě "...bez dalšího nečitelný...". Účetní jednotka musí disponovat technickými prostředky umožňujícími převést data do čitelné podoby.
Důkazní prostředek
Váha kvalitních účetních záznamů je dána ustanovením § 33 odst. 8 zákona o účetnictví, neboť se jedná o důkazy v řízení ve věcech týkajících se účetnictví nebo vycházejících z účetnictví (viz také pátá kapitola).
K problematice průkaznosti účetních záznamů, jejich přenosů, oprav aj., jsou v zákoně o účetnictví k dispozici §§ 33 až 37 zákona o účetnictví.
Teorie vs. praxe
V této souvislosti musíme upozornit na opakující se problém u účetních záznamů týkajících se:
-
průkaznosti,
-
přenosu a
-
oprav.
Průkaznost
Co rozumíme průkazností? Obsah účetního záznamu musí odpovídat skutečnosti a zapomíná se na důsledné připojování podpisového záznamu osoby oprávněné a odpovědné. Tyto osoby musí být jednoznačně deklarovány ve vnitropodnikové směrnici.
Přenos
Účetní data, resp. účetní záznamy jsou běžně převáděna. Musí být dodržena pravidla stanovená v § 34 zákona o účetnictví.
Důraz je kladen na relevantní informační systém s tím, že je nutné, aby při přenosu nedocházelo ke změně obsahu účetních záznamů.
Novela
Účetní záznam určený k přenosu musí být podle novelizovaného znění zákona o účetnictví, § 33a odst. 3, podepsán vlastnoručním podpisem nebo uznávaným elektronickým podpisem. Není-li účetní záznam dosud podepsán, musí být podepsán nejpozději v okamžiku jeho předání k podpisu
Alternativou je "obdobný průkazný účetní záznam v technické formě".
Opravy
Opravy účetních záznamů je možné provádět, teoretický postup uvádí § 35 ZoÚ. Jsou-li účetní záznamy: "...neúplné, neprůkazné, nesprávné nebo nesrozumitelné...", je naopak povinností provést jejich opravu "bez zbytečného odkladu".
Opravou účetního záznamu není, pokud nedochází ke změně původního obsahu, doplnění nemění tento obsah a nejsou porušeny zásady pro průkaznost.
Nahoru3.4.2 Archivace a ochrana
Účetní jednotka je povinna zajistit řádnou ochranu svých dat, účetních záznamů a jejich obsahu, použitých technických prostředků, a to před jejich zneužitím, poškozením, zničením, neoprávněnou změnou nebo odcizením.
Zákon o účetnictví se zabývá úschovou účetních záznamů v §§ 31a 32. Připomínáme základní lhůty.
V samostatném článku archivace účetních a daňových dokladů jsou rozebrány přesné podmínky a termíny pro tuto oblast.
Tolik diskutovaná nová pravidla ochrany osobních údajů – směrnice GDPR – nepřináší vskutku mnoho nového, jak vyplývá z § 33 odst. 9 zákona o účetnictví.
Personální oddělení vede též kompletní mzdovou agendu. Pokud byla dodržena ustanovení § 33 odst. 9 ZoÚ, "nová" vnitropodniková směrnice pro zpřesnění ochrany osobních údajů vychází z již dříve zpracované normy – účetní směrnice Oběh účetních a daňových dokladů, jejíž přílohou jsou pravidla pro archivaci a skartaci.
Nahoru3.4.3 Sankce
Na závěr uvádíme odkaz na ustanovení § 37 a násl. zákona o účetnictví, která obsahují popis sankcí za správní delikty.
Hodnoty jsou v některých případech astronomické.
Standardní účetní jednotka se nemusí ničeho obávat. Na straně jedné může být zjištěno pochybení při vedení účetnictví nebo sestavení účetní závěrky.
Na druhé straně, musí se skutečně…
